Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Opakowania, sprzęt elektryczny/elektroniczny oraz baterie i akumulatory

Każda firma wprowadzająca towary w opakowaniach, sprzęt elektryczny i elektroniczny lub baterie na rynek austriacki podlega obowiązkom rozszerzonej odpowiedzialności producenta (EPR). Przepisy nie przewidują żadnego progu minimalnego - obowiązek powstaje już przy pierwszej przesyłce.

Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Kto musi się zarejestrować w EPR Austria?

Obowiązek dotyczy każdego podmiotu uznanego za „pierwszego wprowadzającego” dany produkt na rynek austriacki - niezależnie od tego, czy ma siedzibę w Austrii, czy poza nią. W praktyce obejmuje to:

producentów i importerów towarów w opakowaniach,
producentów i importerów sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
producentów i importerów baterii oraz akumulatorów (również wbudowanych w sprzęt),
zagranicznych sprzedawców wysyłkowych i sklepy internetowe dostarczające towary bezpośrednio do austriackich klientów indywidualnych (B2C) w ramach sprzedaży na odległość.

Nie ma znaczenia wielkość sprzedaży - obowiązek dotyczy zarówno firm wysyłających pojedyncze paczki, jak i dużych sprzedawców. Trzy strumienie (opakowania, sprzęt elektryczny, baterie) są rejestrowane i rozliczane odrębnie, więc firma sprzedająca np. elektronikę w opakowaniach z bateriami może podlegać wszystkim trzem obowiązkom jednocześnie.

Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Jak wygląda procedura rejestracji?

Analiza asortymentu - ustalenie, które strumienie (opakowania / sprzęt elektryczny / baterie) dotyczą Twojej firmy oraz w jakich kategoriach.
Wyznaczenie austriackiego przedstawiciela - dla firm bez siedziby w Austrii jest to warunek konieczny dalszych kroków.
Rejestracja w centralnym systemie EDM (Elektronisches Datenmanagement, prowadzonym przez Umweltbundesamt - Austriacką Federalną Agencję Środowiska, działającą na zlecenie właściwego ministerstwa) i uzyskanie numeru rejestracyjnego (dla opakowań - numeru GLN).
Przystąpienie do zatwierdzonego systemu zbiórki i recyklingu właściwego dla danego strumienia oraz zawarcie umowy licencyjnej.
Uruchomienie bieżącego raportowania ilości wprowadzanych produktów zgodnie z wymaganą częstotliwością.

Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Jakie dane są prawnie niezbędne do rejestracji

Z przepisów (VVO §§16a-16d, EAG-VO §§21a-21c, Batterienverordnung §§25a-25c oraz ogólnych wymogów rejestracyjnych w AWG 2002 §22) wynika, że do ustanowienia przedstawiciela i rejestracji w systemie EDM potrzebne są co najmniej:

analiza obowiązków w podziale na opakowania, sprzęt dane identyfikacyjne firmy zagranicznej (nazwa, siedziba, forma prawna, numer rejestrowy),elektryczny/elektroniczny i baterie,
poświadczone pełnomocnictwo dla przedstawiciela (w j. niemieckim lub angielskim), z określeniem zakresu i kategorii (które strumienie/kategorie obejmuje),
klasyfikacja wprowadzanych produktów wg odpowiednich kategorii (kategorie opakowań/materiałów, sześć kategorii sprzętu wg EAG-VO, kategorie baterii),
dane ilościowe (masy) produktów planowanych do wprowadzenia na rynek - niezbędne do oszacowania opłaty licencyjnej.

Jest to minimum wynikające z przepisów; ewentualne dodatkowe wymogi (np. konkretny formularz, umowa, zaliczka) zależą od procedury operacyjnej wybranego dostawcy usługi przedstawicielstwa.

Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Co wchodzi w zakres usługi

pełna analiza obowiązków w podziale na opakowania, sprzęt elektryczny/elektroniczny i baterie,
wyznaczenie i obsługa autoryzowanego przedstawiciela w Austrii,
rejestracja w systemie EDM oraz uzyskanie numeru rejestracyjnego (GLN dla opakowań),
zawarcie umowy z odpowiednim systemem zbiórki i recyklingu,
przygotowanie i składanie wymaganych raportów ilościowych,
bieżący kontakt z austriackimi instytucjami w imieniu klienta,
wsparcie przy korespondencji urzędowej, jeśli pojawi się zapytanie lub pismo od strony austriackiej.

Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Czym jest autoryzowany przedstawiciel?

Autoryzowany przedstawiciel (niem. Bevollmächtigter) to wymagany prawem pośrednik z siedzibą w Austrii, przez którego firmy zagraniczne - w tym zagraniczni sprzedawcy wysyłkowi - wypełniają swoje obowiązki EPR. Od 1 stycznia 2023 r. zagraniczni sprzedawcy wysyłkowi nie mogą już samodzielnie rejestrować się w austriackim systemie zbiórki i recyklingu - muszą ustanowić takiego przedstawiciela.

Przedstawiciel musi być osobą fizyczną lub prawną z siedzibą na terenie Austrii (sam oddział zagranicznej firmy w Austrii nie spełnia tego warunku, bo nie ma odrębnej osobowości prawnej), posiadać krajowy adres do doręczeń i odpowiadać za przestrzeganie austriackich przepisów administracyjnych. Ustanowienie następuje na podstawie poświadczonego pełnomocnictwa w języku niemieckim lub angielskim. Poświadczeniu podlega wyłącznie podpis (nie cała treść dokumentu) - w praktyce realizuje się je notarialnie, stacjonarnie w Austrii lub w kraju siedziby firmy, albo zdalnie przez platformy do notarializacji online. Zwykły podpis elektroniczny bez udziału notariusza nie jest wystarczający. Przedstawiciel przejmuje operacyjną realizację obowiązków (rejestrację, raportowanie, kontakt z urzędami), natomiast formalna odpowiedzialność prawna pozostaje po stronie przedsiębiorcy.

Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Obowiązki sprawozdawcze i terminy

Opakowania - raportowanie mas wprowadzonych opakowań co do zasady raz w roku, zgodnie z załącznikiem nr 3 do VVO. W praktyce systemy zbiórki (np. ARA) stosują dwuetapowy model: zgłoszenie prognozowanej ilości na początek roku (na podstawie, której wyliczana jest opłata) oraz rozliczenie ilości faktycznie wprowadzonych po zakończeniu roku; szczegółowa częstotliwość rozliczeń zależy od zawartej umowy licencyjnej i wolumenu.
Sprzęt elektryczny i elektroniczny - roczne zgłoszenie masy wprowadzonego sprzętu, najpóźniej do 10 kwietnia roku następującego po roku sprawozdawczym.
Baterie i akumulatory - raportowanie zgodnie z wymogami przyjętego systemu zbiórki; zasady są obecnie aktualizowane w związku z wdrażaniem nowego unijnego rozporządzenia o bateriach.

Każdy ze strumieni wymaga prowadzenia bieżącej ewidencji wprowadzanych ilości, którą trzeba przedstawić na żądanie właściwego organu.

Ważne informacje

Opłaty licencyjne i zasady rozliczeń

Wysokość opłat licencyjnych zależy od rodzaju i ilości (masy) wprowadzanych na rynek produktów oraz wybranego systemu zbiórki i recyklingu. Każdy strumień (opakowania, sprzęt elektryczny, baterie) rozliczany jest odrębnie. Oprócz opłaty licencyjnej do systemu zbiórki przedsiębiorca ponosi koszt obsługi autoryzowanego przedstawiciela, niezbędnego do prowadzenia rejestracji i rozliczeń w jego imieniu.

Konsekwencje braku rejestracji

Brak rejestracji, brak wymaganej licencji lub niewyznaczenie autoryzowanego przedstawiciela naraża firmę na kary administracyjne oraz ryzyko zakazu dalszej dystrybucji towarów na rynku austriackim. Dla sprzedawców korzystających z platform marketplace dodatkowym ryzykiem jest blokada możliwości sprzedaży na rynek austriacki do czasu uregulowania obowiązków rejestracyjnych.

Rejestracja EPR w Austrii dla e-commerce

Podsumowanie

Każda firma wprowadzająca na rynek austriacki opakowania, sprzęt elektryczny lub elektroniczny oraz baterie i akumulatory - niezależnie od skali sprzedaży - podlega obowiązkom EPR i, jeśli nie ma siedziby w Austrii, musi działać przez austriackiego przedstawiciela. Obejmuje to rejestrację w centralnym systemie, przystąpienie do systemu zbiórki, bieżące raportowanie i terminowe rozliczenia.