Rejestracja BDO / EPR w Polsce dla e-commerce

Opakowania, sprzęt elektryczny/elektroniczny oraz baterie i akumulatory

Sklepy internetowe i sprzedawcy wysyłkowi dostarczający towary bezpośrednio do klientów zagranicznych podlegają obowiązkom rozszerzonej odpowiedzialności producenta (EPR) we wszystkich krajach docelowych, do których realizują wysyłki. Niezależnie od wybranej techniki i kanału sprzedaży, lokalne przepisy wprost obejmują sprzedaż transgraniczną. Wymaga to prowadzenia wielotorowej ewidencji i rejestracji w krajowych systemach dla każdego obsługiwanego rynku, takich jak BDO w Polsce, LUCID w Niemczech czy SYDEREP we Francji.

Rejestracja BDO w Polsce dla e-commerce

Kto musi się zarejestrować w EPR?

Obowiązek dotyczy zagranicznych sklepów internetowych i sprzedawców wysyłkowych dostarczających towary bezpośrednio do zagranicznych klientów detalicznych i biznesowych.

Zobowiązani do rejestracji są sprzedawcy wprowadzający na zagraniczne rynki towary w opakowaniach wysyłkowych i produktowych.
Rejestracją objęta jest również transgraniczna sprzedaż sprzętu elektrycznego i elektronicznego.
Przepisom podlegają sprzedawcy oferujący baterie i akumulatory, w tym te umieszczone w urządzeniach i zabawkach.
Dla znakomitej większości rynków (np. Niemcy, Francja, Włochy, Hiszpania, Słowacja, Węgry, Austria, Polska) nie przewiduje się progów zwalniających, a obowiązek spoczywa na firmie już od pierwszej wysłanej paczki.

Wyjątkiem na mapie Europy są Czechy, w których dla samych opakowań wprowadzono próg zwalniający dla firm wprowadzających poniżej 300 kg rocznie przy obrocie do 25 mln CZK.

Rejestracja BDO w Polsce dla e-commerce

Jak wygląda procedura rejestracji?

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza asortymentu w celu ustalenia, które strumienie (opakowania, sprzęt elektryczny, baterie) generują obowiązek w danym kraju.
Zagraniczna firma e-commerce często musi dokonać wyznaczenia obligatoryjnego lokalnego, autoryzowanego przedstawiciela w kraju docelowym.
Należy dokonać rejestracji w państwowych portalach, takich jak niemiecki portal stiftung ear, czeski i słowacki system ISOH, czy austriacki EDM.
Kluczowym warunkiem jest podpisanie umów i przystąpienie do licencjonowanych, zbiorowych systemów zbiórki i recyklingu (organizacji odzysku) zatwierdzonych w danym państwie.
Konieczne jest uruchomienie systematycznej ewidencji wprowadzanych na dany rynek mas i raportowanie ich do lokalnych urzędów lub systemów.

Rejestracja BDO w Polsce dla e-commerce

Co wchodzi w zakres usługi

Kompleksowa analiza obowiązków e-commerce w podziale na strumienie: opakowania, sprzęt elektryczny/elektroniczny i baterie na europejskich rynkach.
Wyznaczanie autoryzowanych przedstawicieli we wszystkich państwach, gdzie jest to wymogiem prawnym lub technicznym.
Procedowanie wniosków i wpisów do urzędowych rejestrów oraz pozyskanie unikalnych numerów certyfikujących zgodność, takich jak francuskie IDU czy austriacki GLN.
Reprezentowanie sklepu internetowego przy zawieraniu umów z wybranymi organizacjami zbiórki we wszystkich krajach eksportowych.
Zbieranie danych i cykliczne przygotowywanie wymaganych deklaracji oraz ilościowych raportów sprawozdawczych.
Doradztwo w zakresie poprawnego etykietowania, w tym stosowania oznakowania Triman we Francji i włoskich kodów materiałowych.
Bieżący kontakt z instytucjami europejskimi w imieniu klienta oraz reakcja na zapytania zagranicznych urzędów kontrolnych.

Rejestracja BDO w Polsce dla e-commerce

Czym jest autoryzowany przedstawiciel?

W przypadku sprzedaży e-commerce, wiele europejskich systemów środowiskowych wymaga od firm bez lokalnej siedziby wyznaczenia podmiotu pośredniczącego zwanego pełnomocnikiem lub autoryzowanym przedstawicielem. Zasady te bywają rygorystyczne. Słowacja bezwzględnie wymaga takiego zastępstwa we wszystkich trzech strumieniach. W Austrii każdy zagraniczny sprzedawca wysyłkowy nie może działać bez austriackiego pełnomocnika. Z kolei w Niemczech, Włoszech czy Hiszpanii przedstawicielstwo zagraniczne wprost nakazane jest w przypadku wprowadzania elektroniki i baterii, podczas gdy w sektorze opakowań może pozostawać fakultatywne lub wysoce zalecane dla odciążenia partnerów biznesowych. Z drugiej strony istnieją rynki takie jak Węgry czy Polska, na których firmy mogą powoływać zwykłych pełnomocników bez konieczności utrzymywania tam dedykowanej placówki, a francuski system daje możliwość rejestracji bezpośrednio z pominięciem lokalnego reprezentanta.

Rejestracja BDO w Polsce dla e-commerce

Obowiązki sprawozdawcze i terminy

Wymogi raportowe są bardzo zróżnicowane. S musi przygotować się na składanie sprawozdań rocznie (np. polskie BDO do 15 marca, czeskie ISOH2 do 15 lutego czy niemieckie LUCID do 15 maja), w innych kwartalnie (Węgry, Słowacja czy Hiszpania dla sprzętu elektrycznego), a w przypadkach bardzo dużej skali - nawet miesięcznie (jak we Włoszech). Często wymagane są także dodatkowe informacje widoczne dla kupującego na ścieżce zakupowej lub na dokumencie sprzedaży. Na Węgrzech i w Hiszpanii należy umieszczać obowiązkowe klauzule i rozbicie opłat na fakturach, numer z BDO w Polsce pojawić się musi na pismach handlowych, a we Francji numer IDU trzeba wprost publikować w regulaminach i na stronach sklepu.

Ważne informacje

Opłaty licencyjne i zasady rozliczeń

Koszty udziału w unijnych systemach EPR wyliczane są co do zasady na podstawie raportowanych mas wprowadzonych produktów i opakowań na dany terytorialny rynek. Poza scentralizowanymi systemami państwowymi wnoszącymi opłaty do urzędów (np. węgierski operator MOHU), w większości krajów wpłaty trafiają na konta prywatnych systemów zbiorowych i organizacji odzysku działających rynkowo. Prawo wprowadza nierzadko pewne ułatwienia dla podmiotów generujących najmniejszy obrót cross-border. Francuski system wdraża ryczałt 80 EUR dla nadawców poniżej 10 000 jednostek, a przepisy włoskie zwalniają z opłat dla CONAI wprowadzających mikro-ilości opakowań, których opłata roczna wyniosłaby poniżej 300 EUR. Należy liczyć się jednak także z opłatami stałymi za sam fakt figurowania w ewidencjach (np. w Polsce czy Niemczech)

Konsekwencje braku rejestracji

Ignorowanie przepisów EPR blokuje rozwój handlu zagranicznego. Dla sklepów wystawiających się na platformach typu marketplace jest to równe nałożeniu cyfrowej blokady - operatorzy platform mają ustawowy obowiązek weryfikacji sprzedawców pod kątem zgodności z EPR, w przeciwnym wypadku blokując widoczność ich ofert na rynkach europejskich. Ryzyko publicznoprawne opiera się na surowych karach wymierzanych przez urzędy środowiskowe. Grzywny wynoszą m.in. do miliona złotych w Polsce, do 200 000 EUR w Niemczech, czy 30 000 EUR we Francji. Niektóre inspekcje wprost dysponują kompetencją nałożenia zakazu sprzedaży i wprowadzania produktów na dany obszar celny i terytorium aż do momentu uregulowania statusu.

Rejestracja BDO w Polsce

Podsumowanie

Każda marka z branży e-commerce dostarczająca bezpośrednio swoje produkty do klientów indywidualnych lub biznesowych z innych państw musi objąć odpowiedzialnością wprowadzane w nich opakowania, elektronikę i baterie. Skalowanie sprzedaży wymaga dostosowania się do kilkudziesięciu różnych standardów, z których każdy nakłada inną definicję obowiązkowych podmiotów, progi raportowe oraz wymogi odnośnie autoryzowanych reprezentantów środowiskowych. Zlecenie tego zagadnienia specjaliście pozwala sprawnie uwolnić od ryzyka wszystkie kanały sprzedaży marketplace, zdjąć ryzyko potężnych grzywien administracyjnych i uniknąć barier we wprowadzaniu asortymentu w Europie.